Kur verslui ieškoti neišnaudoto produktyvumo rezervo?

Lietuvos verslui ilgainiui taps vis sunkiau augti, jei plėtra vis dar bus grindžiama daugiausia naujų, aukštesnės kvalifikacijos darbuotojų samdymu. Naujausios Valstybinės duomenų agentūros prognozės rodo, kad iki 2050 metų darbingo amžiaus gyventojų Lietuvoje sumažės daugiau nei 300 tūkstančių. Todėl įmonių vadovams vis svarbesniu tampa klausimas, kaip daugiau vertės sukurti su jau turima komanda.

Dalis šalies įmonių apie tai jau svarsto. 2026 m. „Swedbank“ užsakymu atliktas Lietuvos įmonių tyrimas rodo, kad tarp veiksnių, labiausiai padidinsiančių verslo atsparumą dabartiniams iššūkiams, 29 proc. įmonių įvardija didesnį produktyvumą, o 26 proc. – aukštesnės kvalifikacijos darbuotojus.

Šiuos du veiksnius reikėtų vertinti kartu, nes didesnis produktyvumas nereiškia, kad žmonės turi dirbti daugiau ar greičiau. Pirmiausia tai gebėjimas su turima komanda ir tuo pačiu darbo laiku sukurti daugiau vertės. Todėl produktyvumo verta ieškoti ne didinant darbo krūvį, o mažinant laiką, kuris šiandien iššvaistomas mažai vertės kuriančioms veikloms: pertekliniams procesų žingsniams, informacijos paieškai, besidubliuojančioms užduotims, laukimui ar sudėtingam sprendimų priėmimui.

Suskaičiuokite, kur dingsta laikas

Vertinant produktyvumą verta žiūrėti ne tik į galutinį darbuotojo rezultatą, bet ir į visą kelią iki jo – kiek laiko užima informacijos paieška, derinimai tarp skirtingų skyrių, vadovų patvirtinimo laukimas, susitikimai ar nuolat pasikartojantys veiksmai.

Prieš keletą metų tarptautinės darbo valdymo platformos „Asana“ atliktas daugiau nei 9,6 tūkst. darbuotojų tyrimas parodė, kad 58 proc. jų darbo laiko tenka vadinamajam „darbui apie darbą“ – komunikacijai, informacijos paieškai, užduočių koordinavimui ir kitiems procesams, kurie iš esmės nesukuria daug pridėtinės vertės. Patys darbuotojai vertino, kad patobulinus procesus per savaitę galėtų sutaupyti vidutiniškai 4,9 valandos.

Todėl verta įvertinti, kurie susitikimai iš tiesų būtini, kokie veiksmai dubliuojami, kiek skirtingų sistemų reikia tai pačiai užduočiai atlikti ir kur stringa sprendimų priėmimas. Dažnai pasikartojančiame procese net kelios sutaupytos minutės ilgainiui gali virsti šimtais darbo valandų. Iš esmės produktyvumas nėra „daugiau darbo“ – tai didesnė sukuriama vertė per tą patį laiką

Kitas žingsnis – informacijos paieška

Didelę dalį laiko gali atimti ne pats darbas, o pasiruošimas jį atlikti. Tai ypač aktualu didelėse organizacijose, kuriose sukaupta daug procedūrų, taisyklių ir ekspertinių žinių. Su tuo susiduriame ir „Swedbank“. Pavyzdžiui, klientų konsultantams esame sukūrę specializuotą žinių valdymo platformą, kurioje jie gali greitai rasti konsultacijoms reikalingą informaciją. Tai trumpina paieškos laiką, padeda užtikrinti, kad klientus pasiektų vienoda ir aktuali informacija, o konsultantai gali skirti daugiau dėmesio patiems klientams.

Panašų principą gali pritaikyti ir mažesnė įmonė. Verta patikrinti, ar dažniausiai reikalingą informaciją darbuotojas gali lengvai rasti pats, ar jam tenka klausti kolegų ir ieškoti keliuose dokumentuose ar sistemose.

Procesai turi turėti šeimininkus

Dar viena dažna problema – efektyvumo imtis tik tada, kai išauga sąnaudos arba pritrūksta darbuotojų. Procesų optimizavimas turėtų būti ne vienkartinis projektas, o nuolatinė veikla.

Pavyzdžiui, „Swedbank“ turime specializuotą Veiklos meistriškumo komandą, kuri analizuoja skirtingas veiklos sritis ir identifikuoja efektyvumo didinimo galimybes. Kartu organizacijoje veikia procesų savininkai, nuolat vertinantys, kur galima dirbti paprasčiau ir greičiau .

Mažesniam verslui atskiros komandos tam nebūtinai reikia. Svarbiau, kad pagrindiniai procesai turėtų konkretų šeimininką, kuris periodiškai vertintų, kur atsiranda perteklinių žingsnių, laukimo ar dubliavimo. Į šį procesą verta įtraukti ir darbuotojus – kasdien atlikdami konkrečias užduotis jie dažnai pirmieji pastebi, kur procesas stringa arba užsitęsia per ilgai.

Sprendimai – tik identifikavus problemą

Didinant produktyvumą lengva pradėti nuo naujos sistemos, automatizavimo ar dirbtinio intelekto įrankių ir tik tada galvoti, kur juos panaudoti. Tačiau viskas turėtų vykti atvirkščiai – pirmiausiai identifikuojame „laiko vagis“, o tada ieškome geriausio būdo optimizacijai.

Dažnu atveju gali pakakti atsisakyti vieno nereikalingo proceso žingsnio, o kartais prireiks geresnio darbo įrankio ar automatizacijos. Todėl diegiant įvairius techninius sprendimus, verslo valdymo sistemas svarbu nesivaikyti verslo madų ir neturėti „naudojamų įrankių kiekio“ sėkmės rodiklio. Kiekvienas toks atnaujinimas turėtų pagrįstai atsakyti, kiek darbuotojų laiko bus realiai atlaisvinta.

Produktyvumo didinimas nebūtinai turi prasidėti nuo didelių transformacijų. Dažnai didžiausias rezervas slypi kasdieniuose procesuose, prie kurių organizacija yra taip pripratusi, kad jų nebekvestionuoja. Todėl vadovams verta periodiškai pažvelgti į savo veiklą darbuotojo akimis ir užduoti paprastą klausimą: kas šiandien atima komandos laiką, nors realios vertės klientui nekuria? Ir taip pat, dažnai pastaruoju metu girdimas klausimas turėtų būti ne kaip žmonėms padaryti daugiau, o ką galime supaprastinti, automatizuoti arba apskritai nustoti daryti.

Ačiū, kad skaitai mūsų tinklaraštį. Nori į finansus nerti giliau? Užduok klausimų virtualiam asistentui AIVA. Jis veikia dirbtinio intelekto (DI) pagrindu ir padeda greičiau bei patogiau rasti dominančią informaciją