Vidinė komunikacija pandemijos metu: gesinti gaisrus ar statyti tiltus?

Pandemija dar labiau pakeitė vadovų vaidmenį organizacijos komunikacijoje. Didžiajai daliai darbų vykstant per nuotolį, vadovai turi daugiau dėmesio skirti reguliariam bendravimui ir komunikacijai ne apie plėtros planus, o bendrą pandemijos situaciją bei su tuo susijusius įmonės sprendimus. Pokyčiai palietė ir vidinės komunikacijos specialistų darbą: šiandien ant jų pečių – ne tik naujienų skleidėjų ir redaktorių darbas filtruojant informacijos srautą, bet ir telkiančių vidinės komunikacijos kampanijų kūrimas.  

Kaip parodė pasaulinio ryšių su visuomene tinklo „Edelman“ tyrimas, 54 proc. žmonių patikimiausiu informacijos šaltiniu pandemijos kontekste laiko būtent darbdavius. Tai matome ir iš „Swedbank“ vidinių darbuotojų apklausų, kurios parodė, kad aktualias įmonės naujienas jie pirmiausia tikisi išgirsti iš savo tiesioginio vadovo.

Per pirmąją ir antrąją COVID-19 bangas, kai didžioji darbuotojų dalis dirba iš namų, tai įgyvendinome pasitelkę nuotolines komunikacijos priemones – vadovai nuolatos palaiko ryšį su savo komanda ir, kai reikia, reaguoja greitai ir lanksčiai. Tuo metu aukščiausio lygio vadovai rengia nuolatines „Skype“ skambučių sesijas, kurių metu informuoja apie organizacijos aktualijas ir dalijasi informacija, kaip mums visiems sekasi susitvarkyti su iššūkiais.

Tai tapo bene efektyviausia vidinės komunikacijos priemone – tiesioginis vadovų bendravimas padeda nuraminti darbuotojus ir, nepaisant greitai kintančios situacijos profesiniame ir kasdieniame gyvenime, leidžia jiems pajusti pagrindą po kojomis. Taip pat pastebėjome, kad geriausiai sekasi komunikuoti tiems vadovams, kurie pasitelkia empatiją, t. y. siekia atsižvelgti į darbuotojų patiriamas emocijas, išklausyti, kas juos neramina.

Siekdami darbuotojams laiku suteikti aktualią informaciją, sustiprinome vadovų, komunikacijos bei personalo skyrių bendradarbiavimą. Šiai komandai tenka pasirūpinti, kad vadovai disponuotų jiems suprantamais ir tinkamais įrankiais bendravimui su savo komanda, žinotų geriausias praktikas, kaip ir kokią informaciją reikia pateikti darbuotojams.

Darbuotojui pritaikyta komunikacija: misija (ne)įmanoma?

Įprastai didelėse verslo organizacijose nestinga vadinamojo „komunikacinio triukšmo“. Gausiame naujienų sraute žmonės dažnai pradeda nebeatskirti, kas yra reikšminga jiems, ir galiausiai gali tapti abejingi visam informacijos srautui. 

Pandemija vidinės komunikacijos specialistus paskatino dozuoti informaciją ir griežtai planuoti, kaip ir kokiu būdu geriausia paskleisti aktualias žinias. Taip ne tik siekiama, kad darbuotojai nepraleistų žinučių, kurios tiesiogiai susijusios su jų darbu ar saugumu, bet ir galvojama apie jų savijautą. Pernelyg didelis naujienų srautas tokiu metu, kai ir taip esame įsitempę, gali prisidėti prie emocinio išsekimo ir perdegimo. 

Taip pat svarbu pasirūpinti ir lengvai pasiekiama aktualia informacija. Pavyzdžiui, darbuotojai vidiniame organizacijos žiniatinklyje lengvai turėtų rasti nuolatos atnaujinamą informaciją, darbo iš namų principus ar rekomendacijas dėl saugumo darbo vietoje.

Kitas efektyvios informacijos aspektas – lengvas ir greitas jos pateikimas. Tikrai rekomenduojama pasitelkti kūrybinius sprendimus ir daugiau nei įprastai dėmesio skirti iliustracijoms, diagramoms. Tinkamai parinktas paveikslėlis gali būti paveikesnis už ištisą paragrafą žodžių. 

Kitų metų iššūkis: kaip neatitolti?

Nereikia pamiršti, kad komunikacija pandemijos metu – tai ne vien žinios apie koronavirusą, saugumą ir organizacijos pokyčius. 

Šiuo laikotarpiu darbuotojams reikia pasiūlyti prablaškančių ir telkiančių iniciatyvų. Virtualūs protmūšiai, žaidimai ir konkursai, pasidalijimai patirtimis intraneto forumuose, nuotolinės treniruotės, įdomiausios knygos ir filmai – tai tos temos, kurios padeda įtraukti darbuotojus ir prisideda prie komandiškumo dvasios puoselėjimo per atstumą.

Pavyzdžiui, šių metų vasarą „Swedbank“ inicijavo vidinės savanorystė projektą „Gerų darbų maratonas“. Į projekto veiklas įsitraukė daugiau nei 600 „Swedbank“ darbuotojų, kurie suformavo 57 savanorių komandas, jos dirbo 11 skirtingų šalies miestų, o finalinis projekto renginys vyko per atstumą teletilto principu. „Gerų darbų maratonui“ Europos komunikacijos ir ryšių su visuomene kampanijų apdovanojimuose „European Excellence Awards“ atiteko geriausio Baltijos šalių projekto įvertinimas. 

Komandiškumas taps dar aktualesnis 2021 m., nes pandemijos suvaržymai bus toliau jaučiami ir kasdieniame, ir profesiniame gyvenime. Daugelis per šiuos metus prisitaikė prie nuotolinio darbo ir naujo organizacinio ritmo. Tačiau negalėjimas susitikti vieni su kitais, dalytis patirtimi ar pasidžiaugti laimėjimais, pradės didinti atskirtį organizacijoje. 

Norint išlaikyti sveikus ryšius tarp darbuotojų, komandų ir skyrių, ateinančiais metais reikės galvoti apie tai, kaip tai sustiprinti. Dėl to keisis ir vidinės komunikacijos specialistų užduotis – svarbių žinių skleidėjai taip pat taps buriančių ir bendrumo jausmą skatinančių veiklų organizatoriais.