Skaitmeninis etiketas: kaip užtikrinti gerą nuotolinio susitikimo kokybę

Sakoma, kad 80 proc. žmonių mus visų pirma sutinka virtualiai – pamato mūsų profilius socialiniuose tinkluose ar mūsų veiklą. Todėl mūsų skaitmeniniai įpročiai įgyja vis didesnę reikšmę. Visai nesvarbu – ruošiatės darbo pokalbiui, ketinate sužavėti potencialų klientą ar tiesiog siekiate būti geras darbuotojas – išmanydami tinklo etiketą jausitės tvirčiau ir gebėsite kurti tvarius santykius.

Biurams ilgam užvėrus duris 2020 pavasarį, klausimas, ar ateityje grįšime į įprastą darbo ritmą, tapo viena iš labiausiai intriguojančių temų. Atsigręžiant į veik metų senumo spėjimus, dalis jų labiau panašėja į neišsipildžiusius horoskopus nei patikimas išvadas. Vis dėlto, aišku viena – bent artimiausią pusmetį darbas iš namų vis dar bus kasdienybė.

Praėjus beveik metams galima vertinti ir besikeičiantį naratyvą. Gana ryškų biurų darbuotojų džiaugsmą dėl sutrumpėjusių kelionių, sutaupytų pinigų ir produktyviau išnaudoto laiko pamažu sekė žinios apie didėjančias kompanijų, leisiančių darbuotojams nuolat dirbti iš namų, gretas. „Twitter“, „Facebook“, „Microsoft“ – vienos pirmųjų milžinių, pranešusių apie šį pokytį.

Rudeniop jau imta giliau vertinti neigiamas nuolatinio darbo iš namų pasekmes. Didėjantis stresas, sumenkęs socialinis gyvenimas ir silpnėjanti komandos dvasia tampa iššūkiu tiek darbuotojams, tiek jų vadovams. Kaip pabrėžia „Harvard Business Review“,  jei anksčiau buvome linkę į kraštutinumus (darbas tik biure arba tik namuose), vis dažniau būsime linkę į kompromisus. Pavyzdžiui, kur kas dažniau dirbsime namuose, bet sutartomis dienomis keliausime į biurą. 

Apie hibridinio darbo praktiką rudenį paskelbė ir „Google“. Jų planuose nuo 2021 rudens dvi dienas per savaitę leisti darbuotojams dirbti namuose, o likusios trys dienos bus skirtos bendradarbiauti biure. Tikimasi, kad tokia praktika padidins darbuotojų produktyvumą bei gerovę.

Taigi, planai visam laikui grįžti į biurą kol kas ir lieka planais, taip pat, jei tikėsime ateinančia hibridinio darbo praktika, bendrauti per nuotolį reikės ir ateityje. Tam. kad tikslingai ir efektyviai išnaudotume turimus įrankius, nebeužteks vien išmanyti, kaip įsijungti vieną ar kitą programą: kur kas svarbiau bus suprasti jos įtaką mūsų bendravimui ir iš anksto numatyti keliamus iššūkius.

Neigiama skaitmeninio bendravimo interpretacija ir nuovargis

Prieš keletą metų išsiaiškinta, kad virtualios komandos, palyginti su dirbančiais vienoje lokacijoje, 2,5 karto dažniau jaučia nepasitikėjimą kolegomis, gerokai dažniau susiduria su menka kompetencija, sulaužytais įsipareigojimais ir prastais sprendimais. Nerimą kelia tai, kad žmonės užtrunka nuo 5 iki 10 kartų ilgiau išreikšdami savo nuomonę. Galbūt tyrimo išvados skamba neįtikėtinai pesimistiškai, bet verta atkreipti dėmesį, kokią riziką kelia kiekvienas nuotolinio bendravimo būdas – elektroniniai laiškai bei telekonferencijos ar video susitikimai. 

Elektroninis laiškas yra pats neutraliausias bendravimo būdas, smarkiai ribojantis gavėjo interpretacijos galimybes. Psichologinių tyrimų metu nustatyta, kad kiekviena žinutė skaitoma kiek negatyviau nei skambėjo rašančiajam. Apie tokį neigiamą el. laiškų supratimą jau daugiau nei prieš dešimtmetį rašė ir emocinio intelekto guru Daniel Goleman. Jo teigimu, jei rašantysis buvo nusiteikęs pozityviai, gavėjas veikiausiai skaito žinutę neutraliai, neutraliu tonu rašytos žinutės jau skaitomos kaip negatyvios. Tai reiškia, kad yra tik maža tikimybė, jog gautas el. laiškas suteiks džiaugsmo. Taigi, suprasdami, kaip mūsų siunčiamas laiškas gali būti sutiktas gavėjo, galime įvertinti, ar tikrai renkamės tinkamą bendravimo būdą.

Su neigiamu stebėtojų vertinimu susiduriame ir bendraudami video susitikimuose. Atsiradę techniniai trikdžiai ir apribotos bendravimo galimybės – kalbėjimas po vieną, nejaukios tylos pauzės ir iki minimumo įspraustas žmogaus kūnas – dažnai trukdo įsitraukti į vykstančią diskusiją, bei lemia negatyvesnį požiūrį. „Zoom“ (ar bet kurio kito įrankio) nuovargį sukeliantys veiksniai yra bendražmogiški, juos verta žinoti, apie juos kalbėti, idant atsikratytume ir taip gajaus vienišumo ir nusivylimo jausmo. Be to, techninius apribojimus suvokdami kaip tam tikras ne visuomet išvengiamas, bet nereikšmingas kliūtis, neleisime joms užgožti teigiamų bendravimo aspektų.

Kas yra „Zoom“ nuovargis“ ir kaip jo atsikratyti?

Terminas „Zoom“ nuovargis“ pradėtas vartoti 2020 pavasarį neatsižvelgiant į tai, kokią programą naudojate – „Zoom“, „Teams“ ar „Google Hangouts“. Iš esmės tai yra vaizdo susitikimų aplinkos keliamas nuovargis, kurį kelia pastangos vaizdo konferencijų metu atkartoti realų gyvenimą: didžioji dalis dienos perkelta prie ekranų, stipri vaizdinė stimuliacija, psichologiškai neįprasta aplinka ir dabartinis žmogaus neprisitaikymas.

Kol laukiame mažiau sekinančio techninio sprendimo, t. y. kol mūsų vaizdo susitikimai persikels į virtualią realybę, pagrindinis nuovargio mažinimo receptas – riboti laiką, praleidžiamą bendraujant prie ekranų. Jei ne visuomet galime patys lengvai nuspręsti nedalyvauti, svarbu tinkamai planuoti savo organizuojamus susirinkimus, jų tikslus ir dalyvių skaičių.

Susirinkimo metu mūsų smegenys apkraunamos didžiuliu neverbalinės informacijos srautu, kurį nuolat stengiasi perprasti. Taigi, norom nenorom darome keletą veiksmų vienu metu – klausome, žiūrime, interpretuojame kolegų toną ir veido išraišką ir t.t. Šis multitaskinimas ir yra vienas iš pagrindinių veiksnių, keliančių nuovargį. Vis dėlto, patys neretai bloginame situaciją darydami ir daugiau veiksmų – atrašinėdami laiškus, naršydami internete. Dalyvaudami susirinkime, stenkitės koncentruotis į aktyvų dalyvavimą ir našų indėlį. Na, o gavus progą pailsėti, verčiau rinktis pertrauką be ekranų. 

Kaip mums gali padėti skaitmeninis etiketas?

Jau senovės Romoje kariai žinojo, kad jų laikas suskirstytas į poilsio metą ir laiką deryboms, kitaip tariant darbui (lot. neg–otium – ne–laisvalaikis). Kas nutiko, kai darbui skirtas laikas persikėlė į vietą, kuri turėtų būti skirta poilsiui? Turbūt ne vienas esame suglumę, kaip derėtų elgtis, kaip ruoštis darbo metui, planuoti dieną, kad galėtume kuo efektyviau išnaudoti tiek laiką, skirtą darbui, tiek ir poilsiui.

Užsitęsusio darbo namuose painiavą gali padėti išspręsti kruopštus laiko planavimas. Tačiau nereikėtų nuvertinti ir rutinos, kurią gali padiktuoti mūsų asmeniniai santykiai. Suprasdami, kaip keičiasi mūsų vaidmenys, galime dinamiškiau prisitaikyti ir prie kintančių reikalavimų. Kiekvienoje situacijoje vertindami sutinkamus žmones, laikydamiesi etiketo, galite tapti emociškai stipriais, empatiškais darbuotojais. 

Kas yra etiketas? 

Etiketas – vienas labiausiai nesuprastų terminų, dažnai painiojamas su protokolu ar etika apskritai. Vis dėlto paprasčiausiai etiketą apibrėžė amerikietiškojo etiketo pradininkė Emily Post:

Vos susiduria mūsų keliai, vos vieno žmogaus elgsena paveikia kito gyvenimą, tai – etiketas. Ne griežtos elgesio taisyklės, o sąlytis žmonių kasdienybėje.

Emily Post suprato, kad etiketo svarba yra kurti ne taisykles, bet santykius. Ji teigė, kad mūsų bendravimas turėtų laikytis ant trijų pamatinių vertybių – atidumo, pagarbos ir atvirumo. 

Kaip etiketas gali pasitarnauti skaitmeninėje erdvėje?

Skaitmeninis etiketas, dar vadinamas netiquette, atsirado devintojo dešimtmečio viduryje, kuomet buvo įvardytos pirmosios tinkamo elgesio skaitmeninėje erdvėje gairės. Nors mūsų naudojamos technologijos nuolat keičiasi, bendravimas turėtų išlikti toks pats. Taigi, mūsų susidūrimai skaitmeninėje erdvėje turėtų kuo labiau priminti gyvą kasdienį bendravimą. 
Nuotolinis bendravimas gali taip pat apsaugoti nuo daugelio nemalonių ir nepatogių situacijų. Turėdami didesnį laiko rezervą, galime kur kas geriau planuoti, atsikvėpti prieš rašydami nemalonų atsakymą, o mūsų sprendimų neturėtų veikti skubota neigiama reakcija. Tam tereikia žinoti, kaip tinkamai naudoti turimus įrankius ir jų teikiamas galimybes.

Kasdien bendraujant visai nesvarbu, kreipiatės į kolegą didžiosiomis ar mažosiomis raidėmis, ar rašote ilgus laiškus, ar jūsų laiškai atrodo lyg būtų rašyti CEO. Būtent vadovavimasis pamatinėmis etiketo vertybėmis – atidumu, pagarba ir atvirumu – darbe gali padėti įveikti anksčiau aptarus nuotolinio bendravimo iššūkius: nepasitikėjimą, laužomus įsipareigojimus, prastus sprendimus ir nenorą bendradarbiauti. 

Kaip pasiruošti virtualiam susitikimui?

Vaizdo susitikimai tapo neatsiejama gyvenimo dalimi praeitą pavasarį ir, panašu, artimiausiu metu neketina niekur dingti iš mūsų gyvenimo. Dažniausiai aptarinėjame kamerų klausimą ir būtent įjungta dalyvių kamera imta laikyti etiketo pavyzdžiu. Vis dėlto, kur kas svarbesnis aspektas yra pagarba dalyviams ir jų laikui, taigi – ir pats susirinkimų planavimas, tinkamas pasirengimas, pasirūpinimas garsu bei vaizdu. 

Susirinkimo planavimas

Prieš keletą metų JAV atlikto tyrimo metu suskaičiuota, kad vidurinės grandies vadovai susirinkimuose praleidžia maždaug 30 proc. darbo laiko. Suskaičiuoti, kiek praleidžiame susirinkimuose ir kiek laiko iš tiesų aktyviai juose dalyvaujame, kiekvienas gali užmetęs akį į savo kalendorių. Trejetas–ketvertas valandų kasdien nejučia virsta diena ar dviem per savaitę. Jei dar pridėsime keletą beverčių susirinkimų, kurių metu nepratariame nė žodžio ir niekaip neprisidedame siekiant bendro tikslo, pamatysime, kiek laiko susirinkimuose praleidžiame veltui. Taigi, bene svarbiausias aspektas ruošiantis susirinkimui yra detalus ir aiškus planas, leidžiantis taupyti ir vertinti dalyvių laiką. 

Porą savaičių nuolat naudojant tokius planavimo žingsnius, matysite didėjantį susirinkimų efektyvumą – trumpėjantį laiką, praleidžiamą nereikšminguose susirinkimuose, ir didėjančią tiesioginę reikalingų susirinkimų vertę.

Iš tiesų, pasiilgus kolegų ir panorus paprasčiausiai kartu išgerti kavos, verčiau taip ir padarykite, tik tokiu atveju nevadinkite draugiško pasimatymo susirinkimu. Žmogiški santykiai, dėmesys kitam ir atidumas tikrai atneš kur kas didesnį malonumą. 

Garsas

Ruošiantis dalyvauti vaizdo susitikime, derėtų iš anksto patikrinti garso nustatymus. Įsitikinkite, ar jūsų kompiuterio mikrofonas yra pakankamai jautrus, ar susirinkimo dalyviai galės gerai jus girdėti. Jei ne, dėvėkite ausines su mikrofonu.
Antrasis žingsnis – kiek įmanoma sumažinkite pašalinius garsus. Venkite užsiimti bet kokia veikla – nesisukiokite virtuvėje, išjunkite telefono garsą, iš anksto paduokite šuniui ėsti. Nepamirškite, kad net ir tyliai vartomas kalendorius ar spragsintis tušinukas gali blaškyti aplinkinius.

Ir paskutinė – auksinė nuotolinių susitikimų taisyklė – išjunkite mikrofoną, kai nekalbate (bet nepamirškite jo vėl įsijungti prieš pradedami kalbėti).

Vaizdas

Saikingas dalyvavimas vaizdo susirinkimuose, nors ir varginantis, vis dėlto yra vienas iš paprasčiausių būdų išlaikyti socialinius kontaktus ir nenutolti nuo buvusio įprasto gyvenimo ritmo. Juk iš anksto žinodami apie planuojamą vaizdo skambutį, ryte veikiausiai praleisite kiek daugiau laiko atvirsti į darbuotoją, o porą savaičių nešiojamas džemperis ištikimai jūsų lauks kol baigsite darbą ir iš namų biuro grįšite į namų poilsio erdvę. 

Tačiau vien įjungti kameros neužtenka. Remgiantis vaizdo skambučiui jau reikėtų ne tik išsilyginti apykaklę, bet ir pasiruošti keletą techninių dalykų.

• Geriausias vaizdo skambučio draugas – tinkamas apšvietimas. Dienos metu stenkitės sėsti priešais langą taip, kad šviesa kristų ant veido. Stebėkite, ar natūralaus apšvietimo pakanka tamsesniu metų laiku. Jei daug laiko praleidžiate priešais kamerą, galbūt vertėtų investuoti į profesionalesnį apšvietimą, pavyzdžiui, žiedinę lempą, nors paprasčiausia stalinė lempa veikia ne ką prasčiau. Nukreipkite apšvietimą į prieš jus esančią sieną ar pasukite į save taip, kad būtų apšviestas veidas, bet šviesa neakintų.
• Svarbu atrasti ir tinkamą kameros poziciją. Atkreipkite dėmesį, ar nešiojamo kompiuterio kamera yra tinkamai palenkta – jūsų veidas ir viršutinė kūno dalis turėtų būti aiškiai matoma. 
• Jungiantis į vaizdo susitikimą iš anksto derėtų pasiruošti darbo vietą – įvertinti, kas matoma jūsų užnugaryje. Kuo mažiau vaizdų, tuo mažesnį nuovargį kelsite kolegoms. Beveik visos programos turi galimybę pakeisti fono vaizdą, tik svarbu atsiminti, kad fonas turi būti neutralus, o didesnis būrys dalyvių, naudojančių virtualų foną, reikalaus spartesnio interneto.

Keletas papildomų patarimų

1. Kviesdami kolegas į susirinkimą, stenkitės kuo tiksliau suformuluoti susirinkimo tikslą ir planą. Kaip pavyzdžiu galite vadovautis susirinkimo planavimo klausimais. Jei turite lūkesčių kitiems dalyviams, aiškiai apie tai praneškite užuot vylęsi, kad jie pasiruoš neprašyti.
2. Atkreipkite dėmesį į kvietimą, jame turėtumėte rasti informacijos – planuojamas vaizdo susitikimas ar telekonferencija. Jei kvietime nėra nurodyta kitaip, vyks vaizdo susitikimas. Atsiminkite, kad organizuodami susirinkimą, formatą galite spręsti patys (tik nepamirškite apie jį pranešti likusiems dalyviams).
3. Prisijunkite anksčiau. Pirmiausia, taip išvengsite nepatogaus atsiprašinėjimo pavėlavus. Nors iš tiesų kur kas svarbesnės yra pirmosios keletas minučių, skirtos maloniai pasišnekučiuoti su kolegomis apie orą. Trumpai persimetę keletu žodžių, kursite abipusį pasitikėjimą, o pragiedrėjusi nuotaika palengvins net ir sudėtingą susirinkimą.

Apibendrinimas

Apie 80 proc. žmonių pirmąkart sutinka vieni kitus internete, todėl mūsų elgesys, skaitmeniniai įpročiai tampa vis svarbesni. Kaip ir kasdieniniame bendravime, taip ir bendraudami tinkle, privalome laikytis gerų manierų – etiketo.

Ar ruošiatės darbo pokalbiui, ar ketinate sužavėti potencialų klientą, ar tiesiog norite būti geras darbuotojas, derėtų gerai išmanyti vaizdo susitikimų etiketą. Sąžiningas, pagarbus ir atidus bendravimas padės išvengti įprastų nuotolinio bendravimo pavojų – nepasitikėjimo, nenoro bendradarbiauti ir neigiamo vertinimo.

Kaip pasiruošti susitikimui?

Ruošiantis susitikimui vertėtų atkreipti dėmesį į tris aspektus – planavimą, garso ir vaizdo nustatymus:

• Gerbkite savo ir kitų laiką. Planuokite susitikimų laiką, dalyvių skaičių ir vaidmenį, aptariamas temas ir norimus rezultatus;
• Pasirūpinkite, kad būtumėte girdimas ir gerai girdėtumėte kitus
• Iš anksto suplanuokite vaizdo nustatymus: apšvietimą, kameros poziciją ir vaizdą užnugaryje.

Kaip atsikratyti nuovargio?

• Ribokite laiką, praleidžiamą prie ekranų. 
• Pertraukas skirkite poilsiui, o ne naršymui.
• Susitikimų metu venkite daryti keletą darbų.

Simona Rasimavičienė yra skaitmeninio etiketo ekspertė, „Lyderystės ekspertų grupės“ lektorė.